Luukku 8 : Miten järjestää match show?

Olemme järjestämässä koirien match show:ta eli mätsäriä Tiian kanssa ensi huhtikuussa (tapahtumaan pääset tästä!), joten ajattelin koota hieman vinkkejä hyvän mätsärin järjestämiseen! Olen itse ollut aiemmin mätsäreissä sekä järjestysapuna, tuomarina ja tietysti kehässä koirien kanssa - eli mätsärin kulku on minulle enemmän kuin tuttua!

Pääset aloittelijan match show-oppaaseen tästä!

1. Ensinnäkin, kaiken a ja o on motivaatio ja innostus asiaa kohtaan! On ihan täys karu fakta, että jos sulla ei oo intoa tehdä tätä asiaa täysillä, tapahtuma tuskin tulee kunnolla onnistumaan :-) Kannattaa käydä ennen oman mätsärin järjestämistä kurkkimassa ja katsomassa miten homma sujuu muissa  mätsäreissä - sinun tulee lisäksi tietää mätsärin kulku hyvin, jotta voit itse järjestää sellaisen! Tapahtuman järkkääminen on raskasta, mutta hauskaa sekä antoisaa puuhaa - mitä aiemmin aloitat järjestämisen, sitä jouhevammin asiat järjestyvät kiireettä :-) Mätsärin voi järjestää joko seura/yhdistys tai yritys.

2. Sinun tulee ottaa selvää lähialueesi koiraharrastajista tai kasvattajista ja hommata heistä muutama tuomari. Tuomareiden olisi hyvä olla jo vähän varttuneita ja aktiivisia ihmisiä, jotka ovat toimineet koirien parissa suht pitkään ja sellaisia, jotka osaavat olla puolueettomia omankin rotunsa suhteen ja sellaisia, joilla on silmää arvostella koiria :-) edit. virallinen ulkomuototuomari ei voi arvostella sekarotuisia.

3. Mieti tapahtumapaikka ja -aika - missä ja koska, onko tapahtumapaikka tarpeeksi iso, millainen pohja, onko parkkitilaa ja niin edelleen! Kun tiedät paikan, varaa se käyttöösi! Paras päivä mätsärin järjestämiseen on yleensä viikonloppu, sillä arkena tapahtuma pitäisi järjestää vasta klo 18jälkeen, ja jos paikalle saapuu paljon koirakkoja, tapahtuma saattaa kestää helposti klo 22-23 asti, joka on monille liikaa.
Ilmottautumiselle yleensä hyvä aika on tuntia aiemmin kuin kehät alkaa.

4. Varaudu - on kamala nähdä, jos järjestäjät eivät ole yhtään varautuneet mahdollisiin muutoksiin. Esimerkiksi säällä on suuri merkitys - mätsäriin kun voi tulla ainakin täälläpäin joko 50 osallistujaa tai hyvässä lykyssä jopa 200 osallistujaa.. eli osta tarpeeksi kanttiiniin myytävää, tee paljon sinisiä&punaisia nauhoja luutikkuineen sekä ohjeista kökkäporukkaa mahdollisten ilmottautumisjonojen/ruuhkien helpottamiseksi.

5. Mieti mitä luokkia haluat tapahtumaasi. Vaihtoehtoina on ainakin lapsi&lelukoira, lapsi&koira, äijä&koira, nartut ja urokset, pienet ja isot, junior handler, veteraanit, sekarotuiset, pennut ja juniorit. Ei kannata kuitenkin ahmia luokkia liikaa - mielestäni 3-4 eri kehää on sopiva määrä.

6. Mieti hinnat - yleensä junior handler-ja lapsi&koira-kehän hinta on täälläpäin 5e, lapsi&lelukoira 2e ja muut 8e. Hinnat vaihtelee aika paljon alueesta riippuen. Jos otat tapahtumaasi mukaan ennakkoilmottautumisen, hinta on hieman halvempi. Ennakkoilmottautumisella pystyt kontroloimaan paljonko ihmisiä olisi tulossa ja helpotat ilmottautumisjonoa - toisaalta se vaatii ihmistä, joka vastailee ilmottautuneille sähköpostitse ilmottautumisen tulleen perille.

7. Hanki kökkäporukkaa auttamaan - mätsäriä ei pysty järjestämään yksin, eli sinulla tulee olla apuvoimaa auttamassa. Tarvitset porukkaa ainakin ilmoittautumispisteelle, liikenteen ohjaukseen, kanttiiniin, kehien rakentamiseen ja kehäsihteeriksi. Jonkun pitää myös koota mahdollinen kanttiini, kehät sekä ilmottautumispiste. Ilmottautumispisteelle tarvitaan 2-3henkilöä, jotta homma toimisi - kirjuri, rahastaja sekä jonossa kiertävä rokotustodistusten katsoja. Jos on monta eri ilmopistettä, niin silloin tietysti jokaiseen pisteeseen 2henkilöä ja rokotuksentarkastaja. Jos rokotukset tarkastaa jonossa sekä on kaksi eri ilmottautumispistettä, se nopeuttaa huimasti hommaa - ihmiset pysyvät tyytyväisinä, kun ei tarvitse tolkuttomasti jonottaa sekä kehät alkavat ajallaan. Ilmottautumispisteen ihmiset vapautuvat ilmottautumisen loputtua.
Infoa ilmottautumispisteelle, että kaikki rokotetut koirat saavat osallistua, paitsi poikkeuksena on vuonna 2001 tai sen jälkeen syntyneet typistetyt koirat, jotka eivät saa osallistua mätsäriin.
Tarvitset myös 1-2henkilöä palkintojen roudaamiseen kehiin kun sijoittelut alkavat. Parin henkilön olisi hyvä olla ns. "yleismies jantusina", jotka toimivat juoksupoikien virassa sekä esimerkiksi kiertelevät alueella ja ohjeistavat, jos joku kysyy. Ja tietty vastaavat ensiavusta ja tietävät, missä on ensiapulaukut.
Kehäsihteereiksi kannattaa valita kantava äänisiä ihmisiä (1kpl/kehä), liikenteenohjaukseen käyvät sattuneista syistä yleensä paremmin miehet (muutama kappale)sekä tietysti tuomarit.

Muista ohjeistaa kökkäporukka tehtäväänsä hyvin - esimerkiksi rokotustentarkastajat osaavat katsoa sekä rekisteriotteesta että rokotustodistuksesat tarvittavat tiedot.

Kannattaa kökkäporukalle vähintään tarjota mahdollisuus ottaa kanttiinista evästä itselleen ilmaiseksi.

8. Jotta ihmisiä tulisi paikalle, sinun tulee laatia näkyvät ja selkeät mainokset. Mainosten jakelu kauppoihin/eläinkauppoihin/liikkeisiin/koirapuistoihin on tärkeää - näin tavoitat suuremman yleisön tapahtumallesi. Lisäksi voit yrittää saada paikallislehtiin ns. "puffi"-jutun, jossa esitellään mikä on match show sekä tapahtumasi.
Voit laittaa tapahtumapäivänä tienvarteen ilmoituksia tapahtumapaikan lähelle. Mieti ja ilmoita mainoksessa mihin olet keräämässä rahaa - käytätkö ne esimerkiksi yhdistyksen toiminnan tukemiseen vai lahjoitatko ne esimerkiksi hyväntekeväisyyteen. Hyviä kohteita on paljon - esimerkiksi eläinsuojeluyhdistykset tai vaikka Invalidiliiton Avustajakoira-toiminta.
Mainokseen kannattaa laittaa järjestäjä, tapahtumapaikka osoitteineen, ilmottautumisen ja kehien aikataulu, luokat, tuomarit, hinnat, yhteystiedot (mistä voi tarpeen tullen kysyä, jos kysyttävää tulee), sponsorit, muistutus rokotustodistuksesta ja kanttiinista.

Voit tehdä tapahtumasta myös oman tapahtuman Facebookiin. Lisää tapahtuma myös esimerkiksi Petsieen :-) Kerro tapahtumasta ystävillesi, tutuillesi, koiraihmisille ja paikallisille koirayhdistyksille!

9. Hanki mahdollinen huvilupa yleisötapahtumasta poliisilta ja mahdollisesti myös kaupungilta! Kaikki paikkakunnat eivät tätä tosin vaadi.
Ellen väärin ole ymmärtänyt, niin rahaahan ei saa kerätä yksityishenkilönä, vaan mätsärin järjestäjänä tulee olla joko yhdistys tai yritys. Täysin varmaksi en tätä voi kuitenkaan sanoa - paremmin tietävät voivat tarkentaa!

10. Sinun tulee hommata  myös aimo läjä sponsoreita, jotka antavat palkintoja mainostusta vastaan - mitä enemmän panostat mainostukseen, sitä paremmin voit saada tapahtumallesi sponsoreita. Palkintoja tulee olla kaikkien kehien voittajille (yleensä 8koiraa voittaa/luokka, koska sinisten ja punaisten voittajat) , BIS-(eli Best In Show) voittajille sekä tuomareille kiitospalkinnot. Päätä palkitsetko BIS-kehässä vain punaisten ekat vai myöskin sinisten ekat. Jos palkitset myös siniset, niin hanki myös lohdutuspalkintoja BIS-kehään.
Palkintoina kivoja ovat ainakin ruokasäkit, lelut, herkut, lahjakortit, pokaalit & ruusukkeet ja kyllä se omistajakin tykkää saada itselleen jotain. Hanki mielummin ns. järkevää tavaraa, kuin krääsää.

Kannattaa muistaa, että nykyään ihmiset vaatii - jos hinta on yhdelle kehälle 8e, ihmiset olettaa, että palkinnotkin ovat senmukaisia, ei siis pelkkä pikkuruokasäkki ja ruusuke. Panosta siis sponsoreihin!

Kannattaa laittaa mahdollisimman monelle sponsorille viestiä/soittaa/käydä liikkeessä, sillä kaikki eivät lähde mukaan sponsorointiin tai vastaa edes viesteihin.

Laita palkinnot esim. muovikasseihin, sillä kaikilla ei tosiaankaan ole mukana tapahtumassa jääkiekkokassia, jonne palkinnot voisi sujauttaa :-)

11. Järjestää paikanpäälle kanttiini ja kuulutukset. Kanttiiniin kannattaa hommata esimerkiksi vaikkapa makkaraa, pullaa, mehua, kahvia ja muuta pientä naposteltavaa myyntiin. Muista pitää hinnat kohtuullisina :-) Kanttiiiniin ei tarvitse hakea erikseen väliaikaista elintarvikelupaa, jos tapahtuma on yksityisen ihmisen tai järjestön järjestämä, myynti on pienimuotoista eikä ruokaa tehdä paikanpäällä (esim.grilli), jolloin pitää olla hygieniapassi. Jos on valmiit pullat ja sämpylät, niin kaikki ok. Muista kuitenkin hyvä hygienia! Muista hommata tarpeeksi vaihtorahaa!
Kuulutukset tekevät mätsäristä toimivamman - ellet omista sitten kuuluvaa ääntä!

12. Hanki tarvittavat tavarat - siniset ja punaiset nauhat, luut nauhoihin, kehäsihteereiden listat ja kirjoitusalustat, liikenteenohjaukseen heijastinliivit, trimmauspöydät pienille koirille, kehätolpat, kynät, koirankakkapussit, hakaneulat, laskin sekä vaihtorahaa kanttiiniin ja ilmottautumispisteelle, numerolaput, käsidesi kanttiiniin ja tuomareille, tuomareiden kiitoslahjat, teltta kanttiiniin/ilmottautumispisteelle/palkinnoille, kanttiinissa myytävät ruuat ja juomat, paperia sekä tietysti ne palkinnot! Lisäksi on hyvä olla tarjolla koirille juotavaa :-)

13. Tee tarpeeksi isot ja hyvät kehät - jos tuulee, ei kehänauhat lähde lentoon, kehässä on isollekin koiralle tarpeeksi tilaa, poista mahdolliset roskat ja lasinsirut sekä kirjoita kehän laitaan selkeästi mitä luokkia kyseisessä kehässä arvostellaan.

14. Voit kysyä paikanpäälle myös koiratarvikemyyjiä tai käsityöläisiä myymään! Myös esimerkiksi koiratavarakirppis on kiva idea - useammalla meistä koiraharrastajista kun löytyy nurkista tuota turhaa koiratavaraa paljon!

15. Pyydä jotakuta valokuvaajaa/harrastelijaa kuvaamaan tapahtuma ja voittajat - saat kuvista hyvää materiaalia ensi match show:ta varten!

Ja sitten vain toivomaan hyvää säätä sekä paljon osallistujia!

Ja mätsärin jälkeen....

1. Siivoa paikka mahdollisista sotkuista - on vähintään kohtuullista, että jätät paikan samaan kuntoon, kuin millaisena sen itse sait.

2. Kiitä sponsoreita ja tee mahdolliset loppuraportit heille - he mahdollistivat tapahtumasi, joten he ovat vähintäänkin kiitoksenarvoisia!

3. Käy hakemassa mainoksesi pois kaupoista/tienvarsista ym.- voi olla, että kaupoista ilmoitukset ovat jo poistuneet, mutta on kohteliasta käydä tarkistaamassa!

4. Julkaise tulokset ja mahdolliset kuvat match show-tapahtumasivulla, Facebookissa jne.

Jos tulee jotain kysyttävää match show:hun tai sen järjestämiseen liittyen, vastaan mielelläni! Toivottavasti tähän tuli nyt kaikki jutut koottua :-)

Ja ainiin, meidän ensi vuonna järkkäämään mätsäriin pääset tutustumaan tästä! Toivottavasti mahdollisimman moni teistä bloginkin lukijoista tulisi paikanpäälle moikkaamaan ja katselemaan ;-)